Virtuelle Zusammenarbeit funktioniert: V-Hub beweist es (2024)

Unified Communication

V-Hub Redaktion

Dass Sie gerade diesen Artikel über Vodafones V-Hub lesen, ist tatsächlich ein Beweis dafür, dass es auch anders geht. Das Projekt ist komplett in einem dezentralen Team entstanden.

Vodafone Business und NTT DATA, eine führende IT- und Unternehmensberatung, haben die V-Hub-Webseite und die damit verbundenen Services gemeinsam entwickelt. Alle Teammitglieder haben von Zuhause aus gearbeitet und viele haben sich persönlich noch nie getroffen. Dabei wurde das Ziel in Rekordzeit und ohne ein einzigesPräsenz-Meeting erreicht.Von der Idee bis hin zur Erstellung der Seite und Inbetriebnahmevergingen lediglich Wochen.

Wie haben wir das erreicht, und was können wir aus den Erfahrungen lernen und an Sie weitergeben: Lesen Sie, wie wir das Projekt V-Hub bewältigt haben.

V-Hub ist komplett dezentral entstanden: Ein Projekt ohne Präsenzmeetings.

Zu Beginn des Projektes führte ein kleines Team von NTT DATA und Vodafone eine Marktforschung durch. Dabei stellte sich heraus, dass unsere Kunden objektive und fachkundige Beratung zu allen digitalen Themen benötigen, um wieder erfolgreich in so etwas wie geschäftlichen Alltag zu kommen. Aus den Umfrageergebnissen konnten wir dann klar herausarbeiten, welches Angebot der V-Hub umfassen sollte, um die Kunden bestmöglich zu unterstützen.

Im nächsten Schritt stellten wir ein Team zusammen, das die Webseite aufbauen sollte. Die Seite sollte unabhängige Informationen in Form von Artikeln, Podcasts und kostenlose persönliche Unterstützung durch Experten bieten. Dabei wurden von Anfang an die Ziele und gewünschten Ergebnisse definiert und die dafür erforderlichen Ressourcen bereitgestellt.

Im Laufe des Projektes haben wir uns flexibel an die Erfordernisse angepasst. Durch den ergebnisorientierten Projektmanagement-Ansatz mit regelmäßigen Planungs- und Fortschritts-Meetings war immer klar, wer jeweils was zu tun hatte. Das Vertrauen und der Zusammenhalt im Team waren sehr gut, trotz der heterogenen Struktur mit ganz unterschiedlichen Menschen aus unterschiedlichen Unternehmen. Dazu beigetragen haben die regelmäßigen Meetings: Die virtuellen Besprechungen waren kurz und fokussiert, und die guten Fortschritte haben uns weiter motiviert und inspiriert.

Die Entwicklung neuer Inhalte für V-Hub wurde unter anderem durch ein virtuelles Whiteboard-Tool erleichtert, das ein effizientes Brainstorming ermöglichte. Die Teilnehmer konnten sogar mit Hilfe ihres Smartphones eigene Ideen auf dem Whiteboard hinzufügen und virtuelle Post-its erstellen.

Leicht war die Projekt-Realisierung für die V-Hub-Plattform dennoch nicht, auch wenn die Beteiligten mit guten Voraussetzungen wie moderner Technik und schnellem Internet ausgestattet waren.

Die Teammitglieder mussten sich kontinuierlich anpassen und zügig Entscheidungen treffen, vor allem vor dem Hintergrund einer engen Zeitplanung. In einer agilen Projektumgebung ist es wichtig, auf der Grundlage der verfügbaren Informationen zu entscheiden, um einen kontinuierlichen Fortschritt zu gewährleisten. Stellt sich eine Entscheidung als falsch heraus, könnenÄnderungen ebenso schnell und jederzeit vorgenommen werden, um das Projekt auf Kurs zu halten.

Mit dieser Denkweise arbeitet das Team weiter an der Entwicklung des V-Hub, um das Informationsangebot zukünftig noch besser an Ihre Bedürfnisse und die Bedürfnisse Ihrer Kunden anzupassen.

Dafür bitten wir Sie um Feedback: Der V-Hub ist nur so gut wie der (Mehr-)Wert, den er für Unternehmen bietet.

Wir haben in den vergangenen Monaten viel über effiziente virtuelle Arbeit gelernt und nebenbei auch viele andere neue Dinge erfahren: Etwa, wie das Bücherregal unserer Vorgesetzten aussieht, oder wie die Kinder des Projektleiters heißen. Ein Fazit haben wir hier für Sie zusammengefasst.

Fünf wichtige Dinge, die wir über die Online-Zusammenarbeit gelernt haben:

1. Kürzere, häufigere Meetings. Die meisten Menschen haben sich an stundenlange Präsenz-Meetings mit regelmäßigen Kaffeepausen gewöhnt.Es kann aber schwierig sein, konzentriert zu arbeiten, wenn man mehrere Stunden in einem Videoanruf verbringt. Halten Sie kurze Besprechungen zu bestimmten Themen ab, um Fortschritte in kleineren Etappen zu erzielen.

2. Schränken Sie die Teilnehmerzahl ein und planen Sie die Tagesordnung vor. Zu viele Teilnehmer können eine Besprechung schnell aus dem Ruder laufen lassen. Sorgen Sie dafür, dass die Tagesordnung eingehalten wird. Bitten Sie außerdem die Teilnehmer, sich auf das (virtuelle) Meeting vorzubereiten.

3. Planen Sie Zeit zum Nachdenken ein.Bei aufeinanderfolgenden Online-Sitzungen bleibt keine Zeit zum Nachdenken, und genau hier können Fehler passieren. Sorgen Sie dafür, dass zwischen Videochats oder Telefonkonferenzen etwas Zeit bleibt. So können Sie kurz reflektieren und vielleicht ein paar Notizen machen, bevor Sie sich auf den nächsten Termin konzentrieren.

4. Nachbereitung ist wichtig. Verfolgen Sie jedes Treffen nach. Sorgen Sie dafür, dass alle Teilnehmer das Ergebnis eines gemeinsamen Termins und die eigenen ToDos kennt. Bei der Zusammenarbeit mit vielen Kollegen und Kolleginnen im Homeoffice ist das besonders wichtig. Viele müssen sich nebenbei verstärkt um die Kinderbetreuung oder Unterricht zuhause kümmern und werden außerhalb der gemeinsamen Termine vielleicht abgelenkt.

5. Telefonieren Sie bei Bedarf. Haben Sie das Gefühl, ein direkter Austausch ist gerade wichtig, dann rufen Sie den Kollegen oder die Kollegin einfach an. Schließlich können Sie aktuell nicht mal eben den Kopf durch die Tür stecken und eine kurze Frage stellen. Anstatt den Posteingang Ihrer Kollegen zu füllen, versuchen Sie, kurze Anrufe zu tätigen oder bei Bedarf Textnachrichten zu senden. Greifen Sie zum Hörer und machen Sie sich keine Gedanken, ob das gerade passt: Es geht allen genau wie Ihnen.

V-Hub Redaktion