'Wij willen modern, mean and lean zijn'
Ach, die nietjes, paperclips en gele, rode en oranje post-its! Overwoekerden die niet zo’n beetje ieder notarisdossier, dan zou het scannen ervan aanmerkelijk sneller gaan, zegt Dineke Hartman van Archeio, een bedrijf dat zich heeft toegelegd op het digitaliseren van documenten. ‘Bij het scannen van een notarisdossier zit 70 procent van de tijd in de voorbereiding: nietjes lospeuteren, paperclips verwijderen, zorgen dat post-its en losse aantekeningen kunnen worden meegescand, omgevouwen hoekjes en kreukels rechtstrijken. Met de juiste apparatuur en uitgevoerd door gespecialiseerde medewerkers gaat het scannen vervolgens vrij snel.’ Archeio, dat eerder ervaring opdeed met het digitaliseren van huisartsendossiers, merkt dat ook steeds meer notariskantoren hun archief laten scannen. Hartman: ‘Dat begrijp ik wel, want het scannen van een dossier is veel werk. Het scheelt veel tijd als je dat door een professioneel bedrijf laat doen.’
Uitstraling
Een digitaal dossier biedt voordelen boven een papieren dossier, weet Edward Oostendorp van het Amstelveense notariskantoor City Legal. Het scheelt archiefruimte en maakt dossiers digitaal toegankelijk. ‘Maar’, zegt hij, ‘het heeft ook te maken met wat je als kantoor wilt zijn en uitstralen. Wij willen modern, mean and lean zijn. Wij kunnen in beginsel overal werken, kwestie van je laptop oppakken en ergens anders gaan zitten. Bij die flexibele benadering past geen groot archief.’ Bovendien kunnen digitale dossiers, die in de cloud worden opgeslagen, niet verloren gaan bij calamiteiten, zoals brand. En omdat de dossiers in de cloud staan, kunnen de medewerkers ze vanuit huis benaderen. ‘Dat is fijn, omdat ook bij ons medewerkers enkele dagen per week thuiswerken. Overigens stelt die cloudopslag wel strenge eisen aan de beveiliging, want je wilt niet dat je dossiers worden gehackt. Daar heb je bij papieren dossiers dan weer minder snel last van.’
Scanner
City Legal, dat in januari 2021 van start ging, is een half jaar geleden begonnen met het digitaliseren van dossiers. We hebben een professionele scanner aangeschaft die én automatisch dubbelzijdig scant én foolproof is, zodat hij niet bij ieder dubbelgevouwen A4-tje vastloopt. Het is secuur werk en tijdrovend, want je wilt niet dat er ook maar één pagina wordt overgeslagen.’ De documenten in de digitale dossiers voldoen aan strikte eisen. De gescande afbeeldingen worden opgeslagen in het formaat PDF 2A, waardoor ze gegarandeerd over een halve eeuw nog leesbaar zijn. En dankzij de toepassing van OCR kunnen ze snel en makkelijk op inhoud worden doorzocht vanachter de computer. Na het scannen kunnen de dossiers – met uitzondering van bepaalde documenten waarvan je het origineel moet bewaren, die overigens wel worden gedigitaliseerd – eigenlijk meteen in de papierversnipperaar. Maar daar waagt City Legal zich nog niet aan. ‘We zijn nog wat voorzichtig en willen nog even afwachten hoe de digitalisering uitpakt. Die oude dossiers zijn vooral van belang als bewijslast voor als zich later problemen voordoen. We houden de papieren dossiers nog even aan als back-up. Want áls je eenmaal iets weggooit of er gaat iets mis met digitaliseren, ben je het voor altijd kwijt en kun je ook niet meer aantonen hoe je hebt gehandeld.’ Volgens Hartman hoeven notarissen hier niet bang voor te zijn: ‘Digitaal gaat iets niet zomaar weg en je kunt altijd nog back-ups maken.’
Logisch
Inmiddels zet City Legal volledig in op digitaliseren bij nieuwe dossiers. ‘Digitalisering is op zich logisch en onontkoombaar. We doen al heel veel digitaal, ook omdat we bijvoorbeeld nog maar weinig gewone post ontvangen. Mailtjes bijvoorbeeld zetten we, gekoppeld aan het dossiernummer, automatisch in ons systeem. Krijgen we soms nog ouderwetse post, dan scannen we die ook.’ Maar, zegt Oostendorp, City Legal maakt nog wel gewoon nieuwe papieren dossiers aan. ‘Dat is, afgezien van de akten zelf en een aantal essentiële documenten, misschien niet meer strikt noodzakelijk, maar de stap naar volledig digitaal hebben we niet gemaakt. Persoonlijk vind ik het ook prettiger om van papier te lezen, al is dat denk ik ook een kwestie van gewenning. Jongeren doen alles al digitaal. Op termijn zal er ook in het notariaat geen papier meer aan te pas komen.’
Besterven
City Legal laat een afgesloten dossier ongeveer een half jaar ‘besterven’ voor het wordt gedigitaliseerd. ‘We wachten even af, omdat er later altijd nog informatie binnen kan komen die we aan het dossier moeten toevoegen. Pas als we denken dat het dossier helemaal is afgerond, gaan we digitaliseren.’
Oostendorp is er nog niet over uit of digitaliseren ook een kostenbesparing oplevert. ‘Je hebt geen groot archief meer nodig, dus de huurkosten daarvan besparen we. Maar digitaliseren kost ook geld omdat je er apparatuur voor moet aanschaffen en mensen moet betalen. Bovendien betaal je voor de beveiligde cloudopslag en betalen we zo’n 85 euro per maand aan abonnementskosten voor de software voor de opname van de digitale dossiers in ons systeem. Alles bij elkaar is het een investering waardoor je efficiënter kunt werken en je op langere termijn kosten kunt besparen. Op korte termijn betwijfel ik of je met digitalisering voordeliger uit bent. Maar dat digitalisering veel andere voordelen biedt, staat voor mij vast.’
Databestand
Voor leveranciers van softwarepakketten voor notariskantoren vormen gedigitaliseerde dossiers geen probleem, zegt consultant Taco van Bennekom van softwareleverancier NEXTlegal. ‘Mits de scan bestaat uit een PDF én een databestand kunnen we, afhankelijk van de wensen van de klant, de scan automatisch laten verwerken. Het databestand moet voldoen aan bepaalde specificaties, zodat we het naadloos kunnen integreren in NEXTassyst, ons softwarepakket voor notarissen. Desgewenst kan de scan nog voorzien worden van barcode bladen, die tevens als schutblad kunnen dienen, zodat alles snel teruggevonden kan worden.’
